Autenticare la firma su istanze e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà (art. 21, 38 e 47 del D.P.R. 445/000), consiste nell'attestazione dell’autenticità della firma, in calce ad una istanza od a una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, apposta in presenza del pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
Possono essere autenticate, esclusivamentei, le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà e le istanza da produrre a soggetti privati. Per le istanze presentate alla pubblica amministrazione o ai gestori/concessionari di pubblico servizio non è prevista l’autentica di firma.
Queste ultime vanno presentate e firmate dall’interessato direttamente presso l’ufficio che deve riceverle, previa identificazione tramite un documento valido, oppure datate, firmate e spedite all’ufficio preposto via fax, a mezzo posta o tramite un incaricato munito di delega, unitamente alla fotocopia del documento di identità del sottoscrittore (art. 38 del D.P.R. 445/2000).
La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni ai fini dell’assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali, non è soggetta ad autenticazione.
Il cittadino straniero può dichiarare solo stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.
In caso di minori o incapaci la dichiarazione è sottoscritta dal genitore o dal tutore o dal curatore, con documento d’identità valido.
Per l'autenticazione della firma occorre presentare:
per i cittadini italiani e/o comunitari:
- documento di identità in corso di validità;
- marca da € 16,00 (da acquistare in tabaccheria) e diritti di segreteria pari ad € 0,52 (da corrispondere allo sportello);
- nei casi in cui è prevista l'esenzione dall'imposta di bollo,i diritti di segreteria ammontano ad € 0,26.
per gli stranieri, si richiede in aggiunta la presa in visione del permesso di soggiorno in originale ed in corso di validità;
Per gravi e comprovati motivi (malattia, invalidità ecc) l’autenticazione della firma (ad esempio nel caso di delega per la riscossione della pensione) può avvenire presso il domicilio del cittadino.
Le modalità del servizio sono riportati nella sezione "servizi speciali per anziani ed invalidi"
NOTA BENE
L’incaricato del sindaco non è un notaio, può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge e non dipendono dalla volontà dell’interessato.
Pertanto, in linea di massima, non rientra nelle sue competenze l’autentica della firma sulle espressioni di volontà, quali ad es. disposizioni testamentarie e rinunce, atti e negozi tra privati, ad eccezione di espressioni di volontà che possano essere ricomprese in istanze rivolte alla pubblica amministrazione, di quelle previste per legge (ad esempio sulle procure speciale ad litem per la costituzione di parte civile nei processi penali, o atti per i quali il codice di procedura penale prevede l’autentica di firma da parte del pubblico ufficiale, quietanze, liberatorie per assegni richiamati o protestati, dichiarazioni di vendita di beni mobili registrati).
L’incaricato del sindaco non autentica sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera.
L’autenticazione della firma non deve essere confusa con la legalizzazione della firma di atti da/ per l’estero (art. 33 del D.P.R. 445/2000). La legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Le firme dei documenti rilasciati da un’autorità consolare presente sul territorio italiano da far valere all’interno dello stato italiano vanno legalizzate presso la prefettura competente per territorio (con l’esclusione degli Stati aderenti alla convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Grecia, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna, Repubblica Moldova e Romania).
La firma degli ufficiali d’anagrafe e di stato civile e incaricati del Sindaco su certificati, estratti, autentiche di firma da far valere all’estero (quindi anche davanti ad un’autorità consolare straniera presente sul territorio italiano), sono legalizzate presso la Prefettura di Roma. La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari rientra nella competenza della Procura della Repubblica.
I documenti da far valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla, c.d. “Apostille,” in luogo della legalizzazione (si tratta di un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante). L’Apostille sugli atti formati nel territorio italiano, da far valere all’estero, è apposta dalla Prefettura competente per territorio. L’Apostille per i documenti formati all’estero da far valere in Italia, è posta dall’Autorità estera. I documenti formati all’estero sono, altresì, legalizzati presso i Consolati Italiani.