Autenticazione della copia di documenti (art.18, 19 e 19 bis del D.P.R. 445/2000)
L’ autenticazione delle copie di documenti è una dichiarazione di conformità di una copia al suo originale.
L’autentica può essere effettuata, dietro esibizione del documento originale e della fotocopia integrale dell’atto stesso, dall’incaricato del sindaco, dal notaio, dal cancelliere e dal segretario comunale (comma 2 dell’art. 18 del D.P.R 445/2000).
La stessa può anche essere fatta dal pubblico ufficiale che ha emesso il documento o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento.
Non si possono autenticare:
- copie di documenti rilasciati dal notaio in copia conforme all’originale, quali atti di compravendita, perché in tale caso è il notaio stesso che deve rilasciare altre copie autentiche dell’originale depositato presso i suoi archivi.
- cartelle cliniche
- certificati anagrafici
- dichiarazione di atto notorio
- certificati medici
- e tutti gli atti che sono ripetibili
Se la copia del documento deve essere presentata ad una pubblica amministrazione, l’autenticazione può essere fatta direttamente dal responsabile del procedimento che la riceve. In tale caso la copia conforme può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Solo nel caso di documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione, di pubblicazioni, di titoli di studio o di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati, il cittadino può dichiarare, con una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, effettuabile anche in calce alla copia stessa, che trattasi di copia conforme all’originale (art. 19 e 19 bis del D.P.R. 445/2000).
NOTA BENE
L’incaricato del sindaco non è un notaio, può autenticare la firma soltanto in atti le cui conseguenze sono previste dalla legge e non dipendono dalla volontà dell’interessato.
Pertanto, in linea di massima non rientra nelle sue competenze l’autentica della firma sulle espressioni di volontà, quali ad es. disposizioni testamentarie e rinunce, atti e negozi tra privati, ad eccezione di espressioni di volontà che possano essere ricomprese in istanze rivolte alla pubblica amministrazione, di quelle previste per legge (ad esempio sulle procure speciale ad litem per la costituzione di parte civile nei processi penali, o atti per i quali il codice di procedura penale prevede l’autentica di firma da parte del pubblico ufficiale, quietanze, liberatorie per assegni richiamati o protestati, dichiarazioni di vendita di beni mobili registrati).
L’incaricato del sindaco non autentica sottoscrizioni di dichiarazioni in lingua straniera.
L’autenticazione della firma non deve essere confusa con la legalizzazione della firma di atti da/ per l’estero (art. 33 del D.P.R. 445/2000). La legalizzazione consiste nell’attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Le firme dei documenti rilasciati da un’autorità consolare presente sul territorio italiano da far valere all’interno dello stato italiano vanno legalizzate presso la prefettura competente per territorio (con l’esclusione degli Stati aderenti alla convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968 : Austria, Grecia, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Germania, Lussemburgo, Polonia, Spagna, Repubblica Moldova e Romania).
La firma degli ufficiali d’anagrafe e di stato civile e incaricati del Sindaco su certificati, estratti, autentiche di firma da far valere all’estero (quindi anche davanti ad un’autorità consolare straniera presente sul territorio italiano), sono legalizzate presso la Prefettura di Roma. La legalizzazione delle firme dei notai, funzionari di cancelleria e ufficiali giudiziari rientra nella competenza della Procura della Repubblica.
I documenti da far valere negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 devono essere sottoposti alla formalità della postilla, c.d. “Apostille,” in luogo della legalizzazione (si tratta di un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e la qualità legale dell’Autorità rilasciante). L’Apostille sugli atti formati nel territorio italiano, da far valere all’estero, è apposta dalla Prefettura competente per territorio. L’Apostille per i documenti formati all’estero da far valere in Italia, è posta dall’Autorità estera. I documenti formati all’estero sono, altresì, legalizzati presso i Consolati Italiani.
art.18, 19 e 19 bis del D.P.R. 445/2000.
comma 2 dell’art. 18 del D.P.R 445/2000.
(art. 33 del D.P.R. 445/2000).
convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968
Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961